Est-ce que vous êtes indépendant, souvent occupé à des réunions avec des clients, ou vous dirigez une petite entreprise et ne pouvez pas vous permettre d’engager une secrétaire personnelle ? Nous savons tous combien même les petites dépenses affectent le budget d’une entreprise ou d’un particulier, sans parler de celle d’un contrat d’assistant ! Outre les raisons économiques évidentes, il existe également d’autres raisons d’engager une secrétaire à distance.

5 caractéristiques d’une secrétaire à distance professionnelle

1. Disponibilité effective

Pour véhiculer une image professionnelle, il est essentiel de répondre lorsque vos interlocuteurs vous appellent. Cela peut paraître anodin, mais ça ne l’est pas : même les plus grandes entreprises n’ont pas toujours un bon service clientèle par téléphone. C’est pourquoi un service de permanence téléphonique à Mauriac ou ailleurs vous permet de construire votre marque professionnelle. Fini les répondeurs stériles ou les appels sans réponse, qui se traduisent souvent par des affaires inachevées. Une personne qui répond constamment et professionnellement est une excellente première impression, surtout pour ceux qui ne vous connaissent pas encore bien professionnellement.

2. Une voix agréable et professionnelle

Cependant, répondre en permanence n’est pas tout. La première impression repose également sur la façon dont vous répondez au téléphone. En l’absence de la partie visuelle, lors du premier contact téléphonique, une voix agréable et professionnelle élève considérablement le niveau d’accueil du client lorsqu’il vous appelle.

Rappelez-vous qu’un sourire ne se voit pas seulement, mais qu’il s’entend aussi. Une secrétaire longue distance correctement formée sait ces choses et les applique constamment à chaque appel téléphonique qu’elle reçoit. Elle mettra l’appelant à l’aise et le rassurera en lui disant que le message vous sera transmis.

3. Une présentation efficace

Le simple fait de dire « Bonjour » ne suffit pas non plus. Pour faire bonne impression, votre réponse au téléphone doit contenir une présentation courte, mais efficace de votre entreprise ou de votre rôle. De cette façon, l’appelant saura qu’il a téléphoné au bon interlocuteur. Une secrétaire longue distance professionnelle sait comment répondre à ses interlocuteurs de manière concise, mais néanmoins complète.

4. Bonne écoute

Une fois la phase de réponse passée, il y a l’étape de conversation proprement dite. Le temps est toujours compté pour tout le monde. C’est pourquoi la personne qui vous appelle veut être sûre que son message sera entendu. La personne vous appelle directement plutôt que de vous envoyer un courriel, par exemple, c’est parce qu’elle a besoin d’être entendue. Il s’agit peut-être d’une demande urgente. Quelle que soit la motivation, laisser une personne spécialement formée le faire à votre place sera certainement apprécié.

5. Une réponse réelle aux besoins

Enfin, une dernière raison de faire appel à une secrétaire à distance est que le fait de répondre à chaque appel téléphonique renforce votre image. Le fait d’être joignable vous permettra également d’être toujours disponible et prêt à répondre aux besoins de vos clients. C’est un excellent point de départ pour construire votre image de marque personnelle.